Challenges
こんな状態になっていませんか。
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どの書類が届いていないか分からない
受領状況をExcelと紙で管理していて、不足の発見が締切直前になる。
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書類の保管場所がばらばら
メール添付、共有フォルダ、紙が混在し、探すのに時間がかかる。
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期限管理が担当者任せ
有効期限のある書類の再取得が漏れ、業務が止まる。
Flow
業務の流れが、こう変わります。
導入前
- メールや郵送で書類を受領
- 受領状況をExcelに手入力
- 不足は担当者が目視で確認
- 期限は個人のカレンダーで管理
導入後
- 受領した書類をアップロード
- AIが種類を判定し項目を読み取る
- 不足と期限を自動で一覧化
- 保管まで同じ場所で完結
Features
主な機能
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書類の受領管理
案件ごとに必要な書類を定義し、受領状況を管理します。
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不足チェック
揃っていない書類を案件単位で一覧表示します。
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期限管理
有効期限のある書類を検知し、再取得のタイミングを知らせます。
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OCR
スキャンPDFや画像から文字を読み取ります。
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確認フロー
担当者の確認と承認の記録を残します。
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保管・検索
確認済みの書類を検索できる状態で保管します。
AI
AIが支援する範囲と、その効果。
できることを広く言うのではなく、業務と効果をセットで示します。
| AI機能 | 業務上の効果 |
|---|---|
| 書類の自動分類 | アップロードされた書類の種類を判定し、正しい枠に割り当てます。 |
| OCRと項目抽出 | 書類から必要な項目を読み取り、入力の手間をなくします。 |
| 不足情報・期限の検知 | 足りない書類と近づく期限を検知して知らせます。 |
| 自然言語による検索 | 「先月の未受領の書類」のような言い方で探せます。 |
Connect
このPortとつながるサービス
前の工程のデータがそのまま次の入力になるため、転記が発生しません。
- SignPORT AI 契約を締結する
- DocPORT AI 必要書類を集め、不足と期限を管理する
- LogiPORT AI 書類・車両の移動を管理する
Security
セキュリティ
認証、権限、暗号化、記録は共通基盤で一貫して適用されます。 入力したデータは外部AIモデルの学習には利用しません。
- 認証基盤・多要素認証
- 権限管理（HumanPORT AIと共通）
- 通信・保存データの暗号化
- 操作ログの保存
- バックアップ・障害監視
- AIへのデータ送信方針の明示
FAQ
よくある質問
紙で届いた書類も扱えますか？
スキャンしてアップロードすればOCRで読み取ります。複合機からの取り込み運用にも対応できます。
必要書類の種類は自由に定義できますか？
案件の種別ごとに必要書類のセットを定義できます。社内独自の呼び方も用語登録で対応します。
読み取り精度はどの程度ですか？
書式の安定した書類では高い精度が出ますが、手書きや劣化した原本では確認が必要です。実際の書類での検証を導入前に実施します。